A continuación, se darán varias reglas que es conveniente tener en cuenta para diseñar y gestionar adecuadamente las bases de datos.
1) Piense primero, defina después: Antes de crear un fichero de bases de datos piense todos los datos que va a necesitar, incluso intente prever posibles ampliaciones. Haga una lista en un papel, y después realice alguna prueba antes de introducir definitivamente los datos. El tiempo perdido en pensar es tiempo ganado en resolver errores. Recuerde siempre esta idea: es muy simple introducir un nuevo campo en una base de datos cuando se está construyendo, pero cuando la base de datos ya está en funcionamiento, los nuevos campos implican tener que modificar la información de los registros existentes.
2) Sea razonable con la extensión de los campos: Uno de los errores más frecuentes reside en poner una extensión demasiado reducida en los campos que queremos utilizar. Si ponemos una extensión de diez caracteres a un campo para poner nombres, probablemente nos quepan todos. Pero, en ciertos casos, no será suficiente, por ejemplo, los nombres compuestos como «Marco Antonio». Esto nos obligaría a abreviarlos. Como solución final es preferible pasarse que quedarse corto en el tamaño de los campos, aunque sin exagerar, pues la extensión consume precioso espacio de memoria. Recuerde que el tamaño de los campos define el tamaño del registro y que ese tamaño del registro es siempre fijo e invariable cada vez que se añade un nuevo registro a la base de datos.
3) Utilice los campos numéricos sólo para cantidades. Otro de los errores comunes a los usuarios inexpertos es almacenar en campos numéricos todos aquellos valores que llevan números como el DNI, los teléfonos o incluso los más despistados, los códigos postales. Barcelona tiene el código 080 y dos dígitos más, si tuviéramos este campo definido como numérico nos sería imposible poner el cero a la izquierda. Esto nos permite comprender que los códigos numéricos abrevian y ocultan información que podría escribirse en letras. Por este motivo, sólo cuando los números representen cantidades como artículos vendidos, precio, sueldo, notas escolares, etc., deberán definirse como numéricos, En caso contrario, es preferible utilizar campos alfanuméricos para almacenar estos valores.
4) Trabaje con método. Cuando introduzca la información escoja un método, Por ejemplo, si introduce un registro en mayúsculas no haga otros en minúsculas. Pues a la hora de buscar podría no encontrarlo yobtener listados en un orden diferente al esperado. Evite todo lo superfluo, como poner la C/ de la dirección de la calle, que se traducirán en ordenaciones ineficaces. Luego, a la hora de generar un informe, usted puede añadir la correspondiente C/ antes del valor con el campo del registro.
5) Personalice al máximo. Todos los programas de bases de datos le permiten crear pantallas personalizadas de introducción de datos, así como redefinir teclas o menús. Adapte el programa a su ordenador ysobre todo a su gusto, siéntase cómodo e intente automatizar el máximo posible las tareas repetitivas.
6) No escatime en índices. Los índices son la mejor manera de clasificar sus datos. No espere a necesitarlo, especialmente si cuenta con muchos registros. Haga índices de los campos más importantes. Indexar puede llevar su tiempo, pero si ya tiene los índices preparados una consulta urgente será cosa de un segundo. En resumen, es conveniente tener siempre la base de datos correctamente indexada para agilizar las búsquedas.
7) Grabe las consultas habituales. Muchas veces se consulta sobre la marcha sin darse cuenta que repetimos la mayoría de las búsquedas. Si su programa se lo permite, almacénelas con un nombre suficientemente ilustrativo aunque no tenga previsto volverlas a utilizar. Con el tiempo borre las que realmente no utilice ymantenga las que sí. Si usted almacena la salida de una búsqueda puede utilizarla en sucesivas ocasiones y, de esta forma, evitar el tiempo consumido en generar una nueva búsqueda.
8) Realice copias de seguridad. Los datos de cualquier programa están a merced de múltiples desgracias: un apagón, una avería de hardware, un borrado accidental, etc.. Esto es especialmente peligroso para las bases de datos que almacenan datos que han tardado semanas o incluso meses en introducirse. Por lo tanto, realizar copias de seguridad regularmente es un imperativo. Sólo hay dos tipos de usuarios: los que han perdido sus datos y los que un día los perderán. Sea precavido y copie diariamente sus bases de datos a copias de seguridad.
9) Utilice los manuales. Ser un usuario registrado tiene múltiples ventajas. Una de ellas son los manuales. Si aún cree en el mito que los manuales son ilegibles quíteselo de la cabeza. Hoy en día los programas de software vienen acompañados por numerosos manuales didácticos a medida de cada nivel de usuario, con ilustraciones, descripciones metódicas, y multiplicidad de ejemplos escritos en lenguaje completamente asequible. Ante la duda, lo más lógico es acudir al manual.
Definición de archivos y tablas
La clave para entender el proceso de diseño de una base de datos radica en comprender la forma en que un sistema de administración de bases de datos relacionales almacena los datos. Para que pueda proporcionarle información de forma eficaz y precisa, el SGBD necesita conocer el estado de diversos asuntos almacenados en distintas tablas. Por ejemplo, puede disponer de una tabla que solamente almacene datos sobre los empleados y otra que sólo incluya datos sobre ventas.
Cuando utiliza sus datos, luego los combina y presenta de muchas formas distintas. Por ejemplo, puede que imprima informes que combinen datos sobre empleados y datos sobre ventas.
Al diseñar una base de datos, primero debe dividir en distintos temas la información que desea procesar y luego le debe indicar al SGBD qué relación existe entre dichos temas, de forma que el SGBD pueda acceder a toda la información correcta cuando la necesite.